Wir übernehmen – je nach Objekt und Bedarf – folgende Leistungen:

WEG-Verwaltung (Eigentümergemeinschaften): Organisation der Eigentümerversammlung, Beschlussumsetzung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Steuerung von Instandhaltung am Gemeinschaftseigentum.

Mietverwaltung für Mehrfamilienhäuser (Einzeleigentümer / Alleineigentümer): Mieterkommunikation, laufender Betrieb, Betriebskostenabrechnung, Instandhaltung, Zahlungsüberwachung und Dienstleistersteuerung.

Sondereigentumsverwaltung (SEV): Verwaltung einzelner Eigentumswohnungen inkl. Mieter- und Instandhaltungsthemen – abgestimmt mit der WEG-Verwaltung.

Gewerbeverwaltung: Objektbetrieb, Dienstleistersteuerung, Nebenkostenlogik und vertragliche Themen (z. B. Indexierungen) – je nach Mietstruktur.

SmartGrund arbeitet aktuell schwerpunktmäßig im Raum Oldenburg und übernimmt Mandate in einem Radius von etwa einer Stunde Fahrzeit. Dazu zählen je nach Lage auch die Regionen Bremen, Bremerhaven, Emden und Wilhelmshaven. Entscheidend ist für uns weniger die Postleitzahl als die Frage, ob wir das Objekt vor Ort zuverlässig betreuen können – inklusive Termine, Begehungen und Dienstleistersteuerung.

Sie haben einen festen Ansprechpartner und klare Kontaktwege. Zusätzlich nutzen wir Mein SmartGrund als zentrale Plattform, um Dokumente und Informationen strukturiert bereitzustellen und den Stand laufender Vorgänge nachvollziehbar zu halten. Das reduziert Rückfragen und sorgt für Transparenz im Alltag. Wo digitale Prozesse sinnvoll sind, setzen wir sie ein – wo Originale oder Formalien nötig sind, läuft es klassisch.

Grundsätzlich ja. Entscheidend ist weniger die Größe als die Umsetzbarkeit: Unterlagenlage, Zustand (Rückstau ja/nein), klare Zuständigkeiten und eine realistische Erwartungshaltung. Das klären wir im persönlichen Gespräch.

Wir prüfen die Unterlagen, erstellen einen konkreten Übernahmefahrplan und begleiten die Beauftragung bzw. Beschlussfassung. Anschließend übernehmen wir Daten, Verträge und Dienstleisterkontakte und setzen eine klare Arbeitsroutine auf. Ein zentraler Punkt ist der reibungslose Übergang der Finanzverwaltung: Kontovollmachten, Zahlungswege, Lastschriften, Rücklagen und die laufende Buchhaltung werden sauber überführt, damit es keine Zahlungslücken oder Doppelbuchungen gibt. Wo sinnvoll, stellen wir die Zusammenarbeit auf digitale Prozesse um, sodass Statusstände und Unterlagen transparent und strukturiert verfügbar sind.

Wir kümmern uns um die Struktur: Bedarf aufnehmen, Angebote einholen, vergleichen, abstimmen und nach Freigabe beauftragen. Danach steuern wir Termine, halten nach und dokumentieren die Ergebnisse. Bei akuten Schäden organisieren wir kurzfristige Maßnahmen zur Schadensbegrenzung und stimmen das weitere Vorgehen transparent mit Ihnen ab.

Sie bekommen klare Dokumentation: was war das Problem, welche Optionen gab es, welche Entscheidung wurde getroffen, welche Kosten entstehen, welcher Status gilt.

Die Kosten hängen von Objektart (WEG/Miete), Größe, Zustand und gewünschtem Leistungsumfang ab. Sie erhalten ein Angebot mit klarer Abgrenzung: Was ist Grundverwaltung, was sind Sonderleistungen (z. B. größere Projekte, besondere Rechtsverfolgung, umfangreiche Zusatztermine). So ist von Anfang an transparent, wofür Kosten entstehen.

Für einen schnellen Erstcheck reichen in der Regel ein paar Basisunterlagen: Objektadresse, Einheitenzahl, aktuelle Verwaltungssituation, grobe Problemlage und Zielbild. Je nach Objekt kommen dann die relevanten Dokumente dazu (z. B. bei WEG: Teilungserklärung, letzte Protokolle, Wirtschaftsplan/Jahresabrechnung; bei Mietobjekt: Mieterliste, Dienstleisterverträge, letzte Abrechnungen). Wir sagen Ihnen konkret, was wir wirklich brauchen